Las reuniones llenan un número cada vez mayor de horas en
la jornada laboral, y sin embargo la mayoría de los empleados los consideran
una pérdida de tiempo. Según una encuesta de los profesionales de Estados
Unidos por expertos en estadística, las reuniones se clasificaron como el asesino de la
productividad de la oficina número uno. (el tratar con la política de la
oficina era un segundo cercano, según la encuesta 2012.)
Pero hay maneras de ejecutar reuniones eficaces y
eficientes que dejan a sus empleados sintiéndose energizados y entusiasmados
con su trabajo. Estos son algunos consejos:
1, haga su objetivo claro. Una reunión debe tener un
propósito específico y definido. Antes de enviar esa invitación al calendario,
pregúntate: ¿Qué busco lograr? ¿está alertando a la gente sobre un cambio en la
gestión o un cambio en la estrategia? ¿está buscando información de otros sobre
un problema que enfrenta la empresa? ¿está buscando llegar a una decisión sobre
un asunto en particular? Las reuniones permanentes con propósitos vagos, tales como
"actualizaciones de estatus", raramente son un buen uso del tiempo.
2. considere quién está invitado. Cuando usted está
convocando una reunión, tómese el tiempo para pensar acerca de quién realmente
necesita estar allí. Si estás anunciando un cambio, invita a las personas que
están afectadas por el anuncio. Si usted está tratando de resolver un problema,
invite a las personas que serán buenas fuentes de información para una
solución. Cuando la gente siente que lo que se está discutiendo no es relevante
para ellos, o que carecen de las habilidades o pericia para ser de ayuda, ellos
verán su asistencia en la reunión como una pérdida de tiempo.
3. atenerse a su horario. Cree una agenda que establezca
todo lo que planea cubrir en la reunión, junto con una línea de tiempo que
asigna un número determinado de minutos a cada artículo, y envíela por correo
electrónico a la gente con antelación. Una vez que estés en la reunión, pon esa
agenda en una pantalla o pizarrón para que otros lo vean. Esto mantiene a la
gente enfocada.
4. no tomen rehenes. Nada descarrila una reunión más
rápido que una persona hablando más que su parte justa. Si notas que una
persona monopoliza la conversación, llámalo. Digamos, "Agradecemos sus
contribuciones, pero ahora necesitamos información de otros antes de tomar una
decisión". Sea público al respecto. El establecimiento de reglas básicas
desde el principio creará un marco para el funcionamiento de su grupo.
5. comience a tiempo, termine a tiempo. Si usted tiene
la responsabilidad de ejecutar reuniones regulares y tiene una reputación de
ser alguien que comienza y termina rápidamente, usted se asombrará de cuántos
de sus colegas harán todo lo posible para asistir a sus reuniones. La gente lo
agradece cuando usted entiende que su tiempo es valioso. Otra nota a tiempo: no
programe ninguna reunión para durar más de una hora. 60 minutos es generalmente
el tiempo más largo que los trabajadores pueden permanecer verdaderamente
comprometidos.
6. prohíba la tecnología. La realidad es que si se
permite que la gente traiga iPads o moras en la habitación, no se centrará en
la reunión o contribuir a ella. En su lugar, enviarán por correo electrónico,
navegando por la web, o simplemente jugando con su tecnología. Ojos aquí, por
favor.
7. seguimiento. Es muy común que la gente se aleje de la
misma reunión con interpretaciones muy diferentes de lo que pasó. Para reducir
este riesgo, envíe un mensaje de correo electrónico resaltando lo que se logró
a todos los que asistieron dentro de 24 horas después de la reunión. Documente
las responsabilidades dadas, las tareas delegadas y los plazos asignados. De
esa manera, todos estarán en la misma página.
Las reuniones pueden ser verdaderamente valiosas y
productivas. Sólo tienes que tomar los pasos para hacerlos de esa manera.
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